Partir de votre environnement.
Une formation ou un événement demande parfois des équipements pour quelques jours seulement. Les participants doivent disposer du bon poste et des outils nécessaires au moment prévu. Agedis vous accompagne pour définir ce besoin informatique : nombre de personnes, logiciels, documents et conditions d’accès. La préparation tient compte du lieu, du calendrier et des équipements déjà disponibles, afin de préciser ce qui doit être fourni ou configuré.
Les documents de communication de l’entreprise présentent une offre de location de PC pour formations, réunions et séminaires. Des échanges clients comprennent aussi une demande combinant MacBook et ordinateur Windows pour une exploitation temporaire. Ces besoins se préparent à partir des logiciels et des usages attendus. La disponibilité, les versions, les licences et les modalités de mise à disposition doivent être confirmées pour chaque opération envisagée.
Définir le parc temporaire
Le choix des postes dépend du nombre d’utilisateurs, des applications et des fichiers à manipuler. Un environnement mixte Mac et Windows peut être étudié selon les besoins.
Préparer les outils de travail
Les logiciels et les documents nécessaires doivent être identifiés avant l’événement. Les comptes, les connexions et les conditions d’utilisation se précisent avec les personnes qui organisent l’opération.
Coordonner le lieu et les accès
Le réseau disponible peut conditionner l’utilisation des postes. Un besoin de couverture ou de liaisons supplémentaires se prépare avec les intervenants responsables du lieu et de l’installation.
Choisir le matériel à partir du déroulement
Un besoin temporaire peut concerner une présentation, une inscription, un poste de régie ou un usage bureautique. Nous précisons les applications, les formats de fichiers, les accessoires et le nombre de personnes qui utiliseront l’équipement. La compatibilité avec les écrans et les connexions disponibles se vérifie avant le jour d’exploitation.
La préparation peut associer un MacBook et un portable Windows lorsque les applications l’exigent. Les documents doivent être ouverts sur l’équipement prévu et les connexions essayées avec les accessoires retenus. Cette vérification permet d’identifier les ajustements avant la période d’exploitation.
Préparer les comptes et les documents nécessaires
Un ordinateur de remplacement ou de location doit disposer des éléments utiles à l’événement. Les licences, les comptes temporaires et les documents à charger sont recensés avec le responsable. Les données professionnelles sont limitées à ce qui est nécessaire, avec des modalités de restitution définies à l’avance.
La préparation peut inclure un contrôle des connexions, des périphériques et d’un document représentatif. Les personnes qui valident le matériel et celles qui l’utiliseront doivent être identifiées. Les informations sensibles sont transmises par un moyen adapté ; elles ne sont pas inscrites dans le formulaire public du site.
Tenir compte du lieu et du calendrier
Les dates de préparation, de mise à disposition, d’exploitation et de retour sont des étapes distinctes. Le lieu peut imposer des horaires d’accès, des raccordements ou une coordination avec un prestataire technique. Ces contraintes sont intégrées à la proposition, ainsi que les conditions de disponibilité du matériel.
Lorsqu’une connexion ou une installation sur site doit être préparée, Alltech peut compléter le dispositif. Agedis prend en charge la partie informatique convenue. Une assistance pendant l’événement, un matériel de secours ou une intervention sur place sont des besoins à discuter explicitement ; ils ne sont pas supposés inclus dans une location simple.
Clore la prestation et restituer les données
À la fin de l’usage, les comptes temporaires, les fichiers et les paramètres doivent être traités selon les décisions convenues. Nous pouvons préciser avec vous ce qui doit être rendu au responsable, conservé ou effacé. Les opérations de retour gagnent à être préparées avant la mise à disposition.
Cette organisation sert aussi lors d’un remplacement temporaire de poste en entreprise. Le besoin reste le même : disposer d’un équipement cohérent avec l’application, le réseau et les personnes concernées, puis organiser la fin de son utilisation.
Vos questions
Peut-on demander un Mac et un PC pour le même événement ?
Un besoin mixte peut être étudié. Le matériel, les logiciels et la disponibilité doivent être précisés avant de confirmer la mise à disposition.
Les logiciels sont-ils compris dans la location ?
La configuration et les logiciels inclus dépendent de l’offre retenue. Les besoins particuliers et les licences nécessaires doivent être identifiés avant la réservation.
Peut-on prévoir des Mac et des PC pour la même opération ?
Oui, l’étude peut associer plusieurs environnements. Les logiciels, les documents, les accessoires et les conditions de disponibilité sont vérifiés pour chaque usage.
L’assistance pendant l’événement est-elle comprise ?
Les besoins d’assistance, les horaires, le lieu et un éventuel équipement de secours sont précisés dans la proposition. Ils dépendent du dispositif convenu.
Dans la pratique
Strasbourg Events : remettre en service puis virtualiser un serveur Linux
Un serveur utilisé par des caméras de comptage a demandé une réparation de démarrage, puis une mise à jour et une virtualisation. L’équipe Agedis a réalisé ces étapes et exporté la machine virtuelle.
Les bonnes compétences pour la suite de votre projet.
Préparer la connexion sur place
Alltech complète le projet lorsque le lieu nécessite une adaptation des installations réseau pour l’événement.
Découvrir cette compétenceUne mission à découvrir
Strasbourg Events : préparation et assistance informatique des congrès SPIE 2024 et 2026.
Voir l’équipe et les étapes du projet